Política de Retenção e Eliminação de Dados Pessoais (LGPD)
Documento técnico-legal que formaliza por quanto tempo os dados pessoais são guardados e quando/como são eliminados ou anonimizados, nos termos da LGPD (art. 15 e 16) e da guarda fiscal aplicável.
⚠️ Versão template / rascunho. Acompanha a Política de Privacidade, o DPA e o Mapeamento de Dados (RoPA). Deve ser revisado pelo DPO/jurídico de cada operadora antes de valer como política oficial. Não é parecer jurídico.
Última atualização: 2026-06-23 Versão: 1.0
1. Princípio
Dados pessoais são guardados apenas pelo tempo necessário à finalidade que os justifica (LGPD art. 15). Terminada a finalidade, são eliminados ou anonimizados — exceto quando uma obrigação legal/regulatória exige guarda maior (LGPD art. 16, II), caso típico da guarda fiscal.
2. Prazos de retenção por categoria
| Categoria de dado | Prazo de guarda | Por quê |
|---|---|---|
| Cadastro de cliente/fornecedor/transportadora (dados pessoais) | 5 anos após a última atividade | Alinhado à guarda fiscal de documentos; decadência tributária |
| Documentos fiscais (NF-e/NFC-e/NFS-e, XML, DANFE) | 5 anos (mínimo legal) | Obrigação legal — não anonimizar/eliminar antes |
| Financeiro (contas a receber/pagar, baixas) | enquanto houver pendência + guarda fiscal | Execução de contrato + obrigação legal |
| Usuário do sistema (operador) | enquanto ativo + período de auditoria | Segurança e rastreabilidade |
| Logs de cobrança / opt-out | mantidos para honrar o opt-out | Legítimo interesse + dever de respeitar a recusa |
| Trilha de auditoria | conforme política interna de auditoria | Forense e compliance |
| Backups | rotação curta (cópias criptografadas) | Continuidade; expiram pela rotação |
O prazo padrão de 5 anos é configurável em
config/lgpd.php(LGPD_ANOS_RETENCAO).
3. O que dispara a eliminação
Um titular inativo é anonimizado quando, cumulativamente:
- passou o prazo de retenção (padrão 5 anos) sem atividade (pedido, conta a receber, NF-e ou venda no PDV); e
- não há contas a receber em aberto vinculadas a ele.
A regra roda de forma automática e agendada pelo comando
lgpd:anonimizar-inativos (App\Services\Lgpd\AnonimizacaoLgpdService).
4. Como é a eliminação (anonimização, não exclusão)
- O sistema anonimiza o titular (remove/embaralha os dados que o identificam), preservando o histórico fiscal/contábil exigido por lei — assim cumpre a LGPD sem quebrar a guarda fiscal.
- A data da anonimização fica registrada (
anonimizado_em), para auditoria. - Nunca se elimina nota fiscal ou lançamento contábil dentro do prazo legal.
5. Eliminação a pedido do titular
Além da rotina automática, o titular pode solicitar a eliminação/anonimização (LGPD art. 18). O sistema executa a anonimização do titular, respeitando as mesmas exceções de guarda legal (documento fiscal é preservado pelo prazo obrigatório).
6. Exceções (guarda obrigatória)
Mesmo após o prazo geral, são preservados enquanto a lei exigir:
- documentos e dados fiscais (guarda mínima legal);
- dados necessários a processo administrativo/judicial em curso (legal hold);
- dados cuja guarda decorra de obrigação regulatória específica.
7. Responsabilidades e revisão
- Controlador (tenant): define exceções do seu negócio e mantém o contato do DPO.
- Operador (SaaS): mantém a rotina técnica de anonimização e os backups criptografados.
- Revisar esta política a cada 12 meses ou quando mudar a legislação fiscal/ LGPD. Registrar data e responsável pela revisão.